وجود دفاتر قانوني مي‌تواند براي روشن شدن وضعيت مالي تاجر و اشخاصي كه به صورت حرفه‌اي در تجارت مشغول به كسب و كار هستند مؤثر باشد. حسابداري مناسب باعث مي‌شود تا اطلاعات مالي لازم به درستي جمع آوري شده و به ذينفعان نيز كمك كند تا بتوانند وضعيت يك دوره مالي را به صورت واضح مشاهده كنند. در مواقع لزوم مي‌توان از دفاتر قانوني شركت‌هاي تجاري براي دريافت ماليات و روشن شدن وضعيت آن استفاده كرد.
در واقع وجود دفاتر تجاري مختلف مي‌تواند وضعيت درآمد، هزينه، طلب، بدهي، تعهدات و پيشرفت يك موسسه تجاري را به وضوح نمايش دهد كه اين امر براي اداره امور مالياتي و خود شخص داراي اهميت است. در اين نوشته قصد داريم تا در مورد دفاتر شركت‌هاي تجاري و نحوه پلمپ آن‌ها مطالب جالبي را قرار دهيم.
دفاتر قانوني شركت‌هاي تجاري
طبق قانون تجارت ايران هر شخص حقيقي يا حقوقي به جز كسبه خرد مكلف است تا دفاتر تجاري داشته باشد كه اين امر مي‌تواند براي محاسبه دقيق درآمد و هزينه يك دوره مالي بسيار مؤثر باشد. از دفاتر تجاري مي‌توان به دفتر روزنامه، دفتر كل، دفتر دارايي و دفتر كپيه اشاره كرد.
- دفتر روزنامه به عنوان دفتري است كه بايد در آن تمامي طلب‌ها، ديون، معاملات روزانه و غيره را ثبت كرد. دفتر روزنامه حتي براي ثبت برداشت‌هاي شخصي نيز كاربرد دارد و بايد طبق قوانين مشخص شده وجوهي كه براي برداشت شخصي مي‌باشد نيز ثبت شود.
- دفتر كل يك دفتر تفكيكي بوده كه بايد اطلاعات دفتر روزنامه را به تفكيك در آن ثبت كرد. براي ثبت دفتر كل بايد اطلاعات دفتر روزنامه را به درستي استخراج نمود و هر نوع ثبت را در صفحه مخصوص به خود به صورت خلاصه ثبت كرد.
- دفتر دارايي دفتري است كه شخص يا اشخاص مختلف بايد دارايي‌هاي منقول و غير منقول خود را كه در سال گذشته كسب كرده‌اند در آن ثبت نمايند. علاوه بر ثبت دارايي‌ها بايد مطالبات سال گذشته نيز تا قبل از 15 فروردين هر ماه به درستي در دفتر دارايي ثبت شود.
- دفتر كپيه به عنوان دفتري شناخته مي‌شود كه شخص بايد تمامي نامه‌هاي دريافتي و ارسالي، صورت‌هاي حساب‌هاي صادره و غيره را به ترتيب تاريخ در آن ثبت نمايد.
براي مشاوره تلفني با كارشناسان ثبت شركت و برند هانا ثبت كليك نماييد
اهميت وجود دفاتر قانوني
طبق قوانين در نظر گرفته شده براي قانون گذار، وجود دفاتر تجاري به عنوان يك سند رسمي محسوب مي‌شود و بايد قبل از نگارش توسط مرجع مربوطه پلمپ شود. دفاتر تجاري در صورتي كه طبق مقررات قانوني تهيه و تنظيم شده باشد داراي اعتبار است در غير اين صورت از اعتبار ساقط بوده و ارزش ندارد لذا بهتر است قبل از نگارش در دفاتر تجاري از طرف اداره ثبت شماره گذاري، امضا و مورد تأييد قرار گيرد.
طبق ماده 2 آيين نامه، دفتر روزنامه و دفتر كل بايد به زبان فارسي تحرير شده باشد و قبل از ثبت هر گونه معامله روزانه و هفتگي بايد از طرف نماينده اداره ثبت اسناد امضا شده باشد. در اين بين توجه به تاريخ پلمپ دفاتر داراي اهميت است چرا كه قرار است سود و زيان حساب‌هاي مالي شركت در آن ثبت شود كه براي اداره ماليات داراي اهميت است. اين امر نشان مي‌دهد كه قبل از هر سال مالي بايد دفاتر قانوني سال مالي بعد پلمپ شود تا آماده شروع عمليات مالي يك سال آينده باشد.
مدارك مورد نياز جهت پلمپ دفاتر قانوني
براي اين كه بتوان پلمپ دفاتر تجاري را دريافت كرد بايد يك سري مدارك مهم در دسترس باشد كه شامل موارد زير است:
- ارائه آخرين تغييرات شركت كه در روزنامه رسمي ثبت شده باشد
- ارائه كپي شناسنامه مدير عامل شركت به همراه مهر
- ارائه درخواست اخذ دفاتر تجاري
براي مشاوره تلفني با كارشناسان ثبت شركت و برند هانا ثبت كليك نماييد
شيوه دريافت پلمپ دفاتر قانوني
براي دريافت پلمپ دفاتر بهتر است ابتدا به سايت اداره ثبت شركت‌ها مراجعه كنيد و قسمت اطلاعات مربوطه را به درستي تكميل نماييد. درج شماره تلفن همراه در اين مرحله حائز اهميت است چرا كه بر اساس شماره درج شده مراحل آتي پيگيري مي‌شود پس بهتر است در هنگام درج شماره همراه دقت كافي را به خرج دهيد. در بخش ديگر بايد قسمت آغاز سال مالي را تعيين كنيد چرا كه اين بخش به عنوان مهم‌ترين بخش تكميل فرم محسوب شده و منظور از آغاز سالي مالي تاريخ مشخص شده در اساسنامه شخصيت حقوقي شركت است. پايان سال مالي توسط سيستم به صورت خودكار درج مي‌شود كه اين امر با توجه به تاريخ انتخابي شماست.
پس از تكميل فرم ثبت نام بهتر است از فرم اظهارنامه پرينت تهيه كنيد. اگر اطلاعات وارد شده صحيح باشد قطعاً توسط كارشناسان مورد تأييد واقع مي‌شود و پس از آن مي‌توانيد اظهارنامه را به همراه ساير مدارك درخواستي به اداره ثبت ارسال كنيد تا دفاتر تجاري به آدرس پستي ذكر شده ارسال گردد.
موارد رد درخواست دفاتر قانوني
برخي از موارد وجود داشته كه باعث رد درخواست دفاتر تجاري مي‌شود. آشنايي با اين موارد مي‌تواند به شما كمك كند تا بتوانيد طبق ماده 20 آيين نامه از رد دفاتر جلوگيري كنيد:
- در صورتي كه دفاتر ارائه شده فاقد يك يا چند برگ باشد
- در صورتي كه چند فعاليت مالي كه به وضوح قابل مشاهده است در دفاتر ثبت نشده باشد
- اگر هزينه‌ها و درآمدهاي شركت به صورت غير واقعي ثبت شده باشد
- نگارش يك بخش يا يك فعاليت در بين سطور دفاتر تجاري
- نگارش دفاتر تجاري به گونه‌اي كه به راحتي قابل محو باشد مانند استفاده از مواد گرافيتي
- پاك كردن، مخدوش كردن و محو كردن برخي از نوشته‌هاي دفاتر تجاري به منظور سوء استفاده احتمالي
- تأخير در نوشتن دفتر روزنامه كه طبق قوانين در نظر گرفته شده تخلف محسوب مي‌شود
- عدم ثبت عمليات شعبه در دفتر مركزي كه طبق مقررات ماده 15 آيين نامه تخلف است
- ارائه نكردن دستورالعمل كار با نرم افزارهاي مالي مورد نظر شركت و عدم تسليم خلاصه عمليات
- وجود فضاهاي خالي زياد در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل كه احتمال سوء استفاده را افزايش مي‌دهد
- ارائه نكردن يك يا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ شركت
- استفاده كردن از دفاتر پلمپ سال‌هاي قبل شركت
- تهيه كردن صورت‌هاي مالي بدون در نظر گرفتن مقررات ماده 18 قانون اساسي
- در صورتي كه ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشين‌هاي الكترونيكي ظرف مهلت تعيين شده در مواد 1413 و 17 آيين نامه قطعي نشده باشد
تمامي موارد بالا به عنوان يك تخلف محسوب شده و باعث رد درخواست دفاتر تجاري مي‌شود، پس بهتر است به آيين نامه نگارش شده توجه كرد تا بتوان به راحتي اين مشكل را مرتفع نمود.
براي مشورت و مشاوره رايگان از كارشناسان ثبتي هانا ثبت كمك بگيريد. كافيست در ساعات اداري با شماره ۴۴۲۸۸۳۶۰-۰۲۱ تماس بگيريد تا با كارشناسان ثبت هانا صحبت كنيد.
ثبت شركت در كيش